¿Quién me ha robado el mes de abril?

Parece sencillo esto de hablar de gestionar el tiempo, lo complicado es aplicarse el cuento y para mi ha sido y es una de las habilidades más importante del liderazgo.

Una gran parte de de las cosas que  pasan en el día a día que afecta a nuestro trabajo y al trabajo de los demás son consecuencia de una mala gestión del tiempo.  Sólo hay que pensar como se nos alarga la jornada laboral porque se nos acumulan los temas y nos vemos obligados a tomar decisiones cada vez más precipitadas.

Esa sensación (muchas veces una realidad) de llegar tarde a muchos sitios en el mejor de los casos y de tener que cancelar reuniones o entrevistas en el peor. Nos sentimos que no llevamos las riendas de nuestro caballo, no controlamos, actuamos como a impulsos y en la mayoría de las veces sentimos ser «empujados» por otros.

Los problemas de fondo o los proyectos importantes se tratan indebidamente lo que provoca un aumento de los incidentes y conflictos dentro de nuestro equipo, de nuestro departamento, con los clientes  que muchas veces intentamos superar con decisiones cada vez más precipitadas y que a su vez nos generan más problemas  no sólo dentro del ámbito laboral sino también cambios de caracter, agresividad, nervios, fatiga, ansiedad y estamos a un paso del estrés.

Si estamos liderando un equipo no podemos permitirnos gestionar  nuestro tiempo de una manera deficiente por que  lo que contagiamos es nerviosismo a nuestros colaboradores, desorganizamos el trabajo, degradamos el clima laboral y el espíritu de equipo. Pero no sólo esto, la mala gestión del tiempo evoluciona hacia una mala comunicación con las personas que forman nuestro equipo porque por no tener tiempo, no lo tenemos ni para escuchar (algo básico en la comunicación) porque nuestros contactos con los colaboradores se hacen más superficiales y más distanciados en el tiempo.

La falta de información empieza a hacer mella en los resultados del equipo y empieza a producirse descoordinaciones en el trabajo que degenera en orientaciones o directrices mal definidos y con modificaciones frecuentes del trabajo.

Una mala planificación de nuestro tiempo anula nuestras habilidades asertivas, nuestros esfuerzos por desarrollar la empatía y en definitiva «cortocircuitando» el buen hacer del equipo.

Hemos hablando de  de los cuatro pasos para no perder el tiempo en este post que pasaba por:

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Algunos errores básicos en la dirección de equipos.

Si has sido promocionado recientemente para responsabilizarte de un equipo de trabajo, estas de enhorabuena pero no te olvides de ciertos errores que se pueden cometer en la dirección de equipos:

1º.- No tener objetivos claros: Actuar por acontecimientos nos lleva a vivir el cortísimo plazo, sin coordinar los objetivos individuales con los del conjunto del equipo y la falta de planificación nos lleva  a no saber distinguir lo importante de lo urgente.  Fernández-Araoz  autor del libro «Rodeate de los mejores»  afirma que se debe saber cambiar el paradigma de que lo único importante es lo urgente, al nuevo de que lo único urgente es lo importante.

2º.- Carecer de prioridaes:  Hay que reconocer que es lo principal de nuestro trabajo para centrarse en él y ser capaz de pensar más allá de las presiones diarias, recuerda el juego de las piedras.

3º.-No medir los trabajos que se realizan: Con un entorno tan complicado como el que vivimos,  hay que tener a la organización orientada a la productividad, pero no sólo  como  una política de ajustes  y reducción de costes sino también como una política donde los trabajos y los trabajadores aporten valor añadido a la organización y que este aporte en valor se pueda medir para dar más y mejor  a los mejores colaboradores. Esto nos debe obligar a más control sobre los resultados, más transparencia para saber como se estan logrando esos resultados y más medición de los mismos.

4º.- Ser el mejor «Hacedor»: Hay que saber delegar y no quererlo hacer todo uno mismo. La delegación genera confianza y repercute positivamente en la motivación. Se impone un líder con un perfil que fomente la participación y con gran capacidad para el trabajo en equipo.

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GOOGLERS

Buenos días a todos,

Esta semana he recibido una presentación (que intentaré adjuntar al presente texto) en Power Point sobre las costumbres laborales en GOOGLE…

En vez de comentarlas, creo que, como habitualmente, una imágen vale más que mil palabras: GOOGLERS

Saludos,

AA

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Formas de perder el tiempo y cómo controlarlas.

Ando estos días  desarrollando un plan para mejorar y optimizar el trabajo de una parte del equipo, tres días a la semana estoy enfrascado en un curso de PNL y aun saco tiempo para disfrutar de la familia, escribir y leer.

El plan va a dirección el martes, con lo cual sólo me queda darle el «toque mágico», el curso esta dando sus últimos suspiros (termina el 26 de este mes), estamos a las puertas de la Semana Santa para descansar con mi gente, parar un poquito (pero sólo un poquito) de escribir en los blogs y terminar el libro de Lucy Kellaway, es decir, tengo planificado mi tiempo (ojala consiga mantener el plan).

La columnista de Financial Times, L. Kellaway, en una parte de su libro titulado: ¡Elemental!, Management sin grandes palabras y con sentido común, escribe un elogio a la perdida de tiempo haciéndose eco de un estudio que afirma que el directivo medio pierde dos horas y media de trabajo al día.

Con su sentido del humor afirma que vaguear un poco no es malo, ella lo hace por que lo  necesita para conseguir hacer alguna tarea. Ver el periódico, tomar un café, jugar con el ordenador, etc, son usos valiosos del tiempo por que recarga las pilas y  añade variedad al día.

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¿Qué nos motiva más en nuestro trabajo según Randstad?

Los trabajadores anteponen la flexibilidad de la jornada laboral a la retribución del puesto de trabajo a la hora de buscar un nuevo empleo, según se desprende del estudio anual de Randstad «El mundo del trabajo», sobre las principales motivaciones de los trabajadores y sus jefes.

El informe afirma que las demandas laborales han evolucionado mucho desde el año 2002 y han pasado de centrarse en el salario ofrecido por la empresa a basarse en la disposición de un horario flexible que el empleado pueda decidir en función de sus tareas.

Esto ocurre, según Randstad, porque tanto jefes como empleados intentan permanecer en el puesto de trabajo «sólo el tiempo que haga falta», de forma que ocho de cada diez empleadores trabajan las horas necesarias hasta que el trabajo está finalmente realizado, cifra que se reduce a seis de cada diez en el caso de los trabajadores.

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¡¡NO!!, tengo otro mail.

Después de un período de baja he tenido la osadia de entrar en mi buzón de correo electrónico sin la preparación psicológica  previa: Tengo 385 mails por leer y un 40% más o menos pueden ser los famosos «CC» (con copia).

Es tan fácil poner un «con copia» que parece que si no lo haces te falta algo en el mail pero muchas veces el «con copia» juega un doble papel:

1º.- Demostrarle a todos los CC que hacemos un montón de trabajo: a nuestro jefe, a nuestros compañeros de departamento, a otros departamentos.

2º.- Cubrirnos  las espaldas ante posibles poblemas: «ya te envié un mail en su momento».

Otras costumbres que hacen que el mail pierda sus virtudes son la de imprimir los mails recibidos para leerlos y la llamadita posterior a su envío para informar de que se lo has enviado y comentarlo.

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Procrastinar o la costumbre de la demora continua.

Se puede leer en EPS un articulo realmente bueno de Francesc Miralles sobre procrastinar o el ejercicio de salto de obligaciones.

El verbo es complicado (la verdad, pensar en su conjugación mete miedo) y llegué la primera vez a este término por medio de un post de apuntesgestion y posteriormente recurrimos a la Wiki para descubrir más fuentes que trataran el tema, es interesante.

Alex Rovira propone una terapia de choque para los que en algún momento pensemos que estamos callendo en los brazos de la abulia laboral para convertirnos en unos procrastinadores. Esta terapia de choque pasa por aplicar tres máximas: Resolver, delegar o rechazar.

Cada vez que algo atarrice en nuestra mesa, debemos elegir entre resolver, delegar o rechazar. Si se trata de una tarea de la que podamos ocuparnos en el momento en que nos viene asignada, lo mejor será resolverla sin más; de este modo nos ahorramos el tiempo que necesitaríamos más adelante para volver a meternos en el asunto. Si la tarea supera nuestras capacidades, o no disponemos de tiempo para resolverla, la mejor solución es delegar en alguien. Por último, si no podemos resolver la tarea ni sabemos en quién delegar, la mejor forma de salir airosos es rechazarla honestamente y dedicarnos a las cosas que sí podemos realizar.

Tu, ¿qué opinas?.

A.L.

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Cuestión de prioridades: El juego de las piedras.

Un experto en gestión del tiempo que estaba dando una coferencia puso sobre la mesa de la sala un frasco de cristal y un montón de piedras del tamaño de un puño. «¿Cuántas piedras caben  en el frasco?», preguntó.

Mientras el público hacia sus conjeturas, fue introduciendo piedras en el frasco hasta llenarlo. Luego preguntó: «¿Está lleno?». Todos asintieron. Entonces sacó de debajo de la mesa un cubo con gravilla, puso parte de ella en el frasco y lo agitó. Las piedrecitas penetraron por los espacios que dejaban las piedras grandes. El experto volvió a preguntar: «¿Está lleno?». Esta vez, los asistentes dudaron.

«Tal vez no», dijo uno, y, acto seguido, el conferenciante extrajo un saquito de arena y la metió dentro del frasco. «¿Y ahora?», inquirió. «¡No!», exclamó el público, y tomó un jarro de agua que empezó a verter dentro del recipiente. Éste aún no rebosaba.

Terminada la demostración, preguntó: «¿Qué acabo de demostrar?». Uno de los asistentes respondió: «Que no importa lo llena que esté tu agenda; si lo intentas, siempre puedes hacer que quepan más cosas».

«¡No!», repuso el  experto, y concluyó: «Si no pones las piedras grandes al principio, luego ya no cabrán».

Encuentra las piedras grandes en tu vida, en tu trabajo y programa en la agenda lo verdaderamente importante. Seguro que el resto hallará su lugar.

EPS 

¿Qué os parece?.

A.L.

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Comer bien o salir antes

He rescatado este artículo de Ana Martínez publicado en Expansión&Empleo.com, titulado «El reloj europeo para trabajar menos y mejor» para intentar abrir el debate y recabar vuestras opiniones sobre un tema sobre el que creo que se habla bastante pero creo que se hace poca cosa. «Muchas horas y mal distribuidas. La productividad en España no se corresponde con el tiempo que se pasa en la oficina. Según los expertos, la clave está en adelantar y reducir la pausa a la hora de las comidas, al estilo ‘continental’.

La hora de inicio de la jornada laboral en España es prácticamente igual que en Europa, pero a lo largo del día, los trabajadores españoles van prolongando su horario de salida. El horario de comida es, según los expertos, el principal obstáculo para conseguir una jornada laboral más corta. Mientras los europeos descansan a mediodía menos de una hora para comer, los españoles se recrean en la sobremesa desde las dos hasta las cuatro, o cuatro y media, con el primer plato, el segundo, el postre, el café y la copa. El sopor post-almuerzo es la causa, según Ignacio Buqueras, economista, empresario y presidente de la Comisión Nacional para la Racionalización de los horarios españoles, de la escasa productividad española, por debajo de la media europea y sólo superior a la de Grecia y Portugal, según Eurostat.

«Después de una copiosa comida de dos horas difícilmente puedes tener el rendimiento adecuado. España es uno de los países cuyos ciudadanos dedican más horas al trabajo y, en cambio, somos líderes en Europa en bajo rendimiento».Un informe de esta comisión publicado el pasado mes de mayo señalaba que los españoles son los europeos con peor horario de trabajo. «¿Hemos reflexionado alguna vez cuáles pueden ser los problemas inherentes a una falta de racionalidad de nuestro tiempo? –reflexionaba el estudio–. Es un hecho que los españoles son los europeos que menos duermen. Sus consecuencias, según nos dicen los especialistas, son: estrés, problemas psicológicos, mayor número de accidentes de tráfico, laborales y domésticos»[…]Aunque comer tarde y en abundancia es un hábito arraigado en España, los expertos coinciden en que no sería tan difícil modificarlo.

Al fin y al cabo, explica, Buqueras, «antes de la Guerra Civil, los españoles tenían un horario continental: comían a las doce y cenaban a las siete. Tras la guerra, la mayoría de la gente era pluriempleada, lo que partió la jornada laboral, creando el horario partido y, con ello, el hábito de comer tarde».¿Qué nos impide volver al horario continental? ¿Nos da miedo dejar nuestro puesto de trabajo antes de que se ponga el sol? 

Luis B.

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Nada más fácil que estar ocupado

Hace un par de días descubrí un blog muy interesante sobre gestión empresarial, a raíz de uno de sus post sobre la gestión del tiempo comence a estructurar el discurso que he lanzado alguna vez a mi equipo.

Dicen que el tiempo no se puede ganar, el tiempo pasa y lo único que podemos hacer es emplearlo lo mejor posible. Esto rompería con la idea de que podemos gestionar nuestro tiempo para pasar a una idea sobre gestionarnos a nosotros mismos, es decir, organizarnos de una manera inteligente.

La verdad es que el método paraece sencillo.

Planificar: Creo que los minutos más productivos de nuestra jornada laboral son aquellos dedicados a planificar el trabajo. Haz una lista con los objetivos o tareas a cumplir a lo largo del día. 

Priorizar: Encabeza esa lista con los objetivos o con las tareas más importantes. Muchas veces llegamos al final del día con mucho trabajo realizado pero aquel presupuesto urgente para el cliente «X» aun está en «pendientes».

Ordenar: Se debe determinar cuando se hara cada una de las prioridades.

Seguimiento: Al final del día dediquemos cinco minutos a verificar que hemos realizado las tareas conforme a lo planificado y pensemos en que podemos mejorar para el día siguiente.

En algún lugar leí la frase: Nada más fácil que estar ocupado y nada más difícil que ser efectivo.

Para ampliar información sobre el particular leer este ameno post de Blogestion.

Habra que cuestionarse cambiar el nombre a la categoría donde hemos guardado este artículo. 

Un saludo

A.L.

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