Habilidades Directivas para Dirección de Equipos

Un equipo en formación contínua…

Formas de perder el tiempo y cómo controlarlas.

reloj.jpgAndo estos días  desarrollando un plan para mejorar y optimizar el trabajo de una parte del equipo, tres días a la semana estoy enfrascado en un curso de PNL y aun saco tiempo para disfrutar de la familia, escribir y leer.

El plan va a dirección el martes, con lo cual sólo me queda darle el “toque mágico”, el curso esta dando sus últimos suspiros (termina el 26 de este mes), estamos a las puertas de la Semana Santa para descansar con mi gente, parar un poquito (pero sólo un poquito) de escribir en los blogs y terminar el libro de Lucy Kellaway, es decir, tengo planificado mi tiempo (ojala consiga mantener el plan).

La columnista de Financial Times, L. Kellaway, en una parte de su libro titulado: ¡Elemental!, Management sin grandes palabras y con sentido común, escribe un elogio a la perdida de tiempo haciéndose eco de un estudio que afirma que el directivo medio pierde dos horas y media de trabajo al día.

Con su sentido del humor afirma que vaguear un poco no es malo, ella lo hace por que lo  necesita para conseguir hacer alguna tarea. Ver el periódico, tomar un café, jugar con el ordenador, etc, son usos valiosos del tiempo por que recarga las pilas y  añade variedad al día.

Lo que sorprende de este sondeo es que lo que los ejecutivos denominan “pérdida de tiempo” no se pierde de esa forma. Las dos principales perdidas de tiempo son: Las interrupciones de compañeros y el tiempo gastado en resolver los problemas de otras personas. Así Lucy concluye que el echo de que vean los problemas de los demás como una pérdida de tiempo y echen humo cada vez que un colega asome la cabeza por la puerta, demuestra la superficialidad de toda esa palabrería del directivo-entrenador.

A pesar de la interesante reflexión de Lucy no me puedo resistir a pegar 10 formas de perder el tiempo y su control:

  1. Pasaba por aquí y … vamos a tomar un café y te cuento: Anticípate, Sal a su encuentro antes de que se cuele en tu despacho o espacio vital y distrae su atención. Ponte delante de la silla para evitar que se siente.
  2. Pero, si estoy seguro que lo había dejado aquí: Trata de manejar cada papel una sola vez. Una vez extraída la información útil, un documento sólo puede ir al archivo o a la papelera. Intenta optar por la papelera.
  3. ¿Y esto, de dónde sale?: Reservar parte de la jornada para los “imprevistos”.
  4. Falta de prioridades: Prioriza, manten la calma y centrate en lo importante.
  5. ¿Y hoy, sobre qué vamos a hablar?: Evita reuniones en las que no hayas recibido la agenda de la reunión, carezca de hora de finalización o asista todo el departamento.
  6. Si vuelvo a llamar va a pensar que…: Agrupa las llamadas. Si has llamado y no está, averigua cuando regresa y vuelve a llamar. No dejes recado de que te llame por que seguro que lo hará en el momento menos oportuno.
  7. No lo dejes para mañana: Tómate el tiempo suficiente para hacerlo bien a la primera, así no tendrás que repetirlo.
  8. Aprende a delegar: Imagina el tiempo que liberarás para temas importantes.
  9. Repite conmigo: ¡¡¡¡ NOOOOOO!!!!.
  10. Tu jefe: Trata de anticiparte a peticiones de última hora. 

¿Vaguear un poquito, recarga las pilas?, ¿quieres quitar o añadir algo más al decálogo?. 

A.L.

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Archivado en: Gestión del tiempo

14 Responses

  1. […] Formas de perder el tiempo (tags: artículo productividad gestión tiempo habilidades) […]

  2. Oscar dice:

    Este tema es muy interesante. Es la queja habitual en mi empresa, yo llevo una semana resolviendo problemas de otros por falta de organización en general, por falta de un líder.

    Bueno y una vez desahogado. Vaguear me parece hasta necesario,un cafecito, una escapada fuera de la oficina para “fumar” aunque no fumes…. Aunque últimamente quiero vincular los momentos de vaguear a premios: escribí todos mis correos, hice todas las llamadas, acabe tal papel, fui capaz de decir Noooo! :-)

    Por último el decálogo me parece bien y añadir que hacerse preguntas me ha dado buen resultado ¿Soy la persona más adecuada para hacer esto? ¿Esta tarea lleva más de 2 minutos? ¿Cuantas veces es necesario que lea el correo al día?

    Y por último decir, que lo que está más a mano es echarle la culpa de todo a los demás pero uno mejora realmente cuando se echa la culpa a uno mismo y busca la solución.

    Un saludo.

  3. Mi opinión…Los empleados pueden encontrar motivación en su trabajo por el simple hecho de encontrase a gusto en la oficina, por eso deben tener un cierto grado de flexibilidad para relacionarse en la empresa, tiempo para hacer un hueco en el trabajo y tomarse unos minutos para sus cosas personales e incluso para hacer alguna gestión no relacionada con la empresa. Una “pérdida de tiempo” que es tanto más rentable para la empresa cuanto más creativa es la tarea para el trabajador.

    Las empresas deben concentrase en motivar al trabajador para aumentar su compromiso, haciendo que el empleado encuentre interés en su trabajo, en su entorno y en sus compañeros. Para esto la empresa ha de asumir cierta pérdida de tiempo sin presionar al trabajador y sin evitar que éste se relacione dentro de la oficina.

  4. Tanto en talleres como en coaching, el tema de la gestión del tiempo es clave. Lo del tiempo es como quererse hacer millonario: no se trata sólo de ganar más (ir más rápido), sino también de no gastar (simplificar). El libro “Primero, lo primero”, me parece magnifico y no por las técnicas, sólo, que son las clásicas, sino también por la reflexión previas o sobre las diferenets épocas/culturas sobre la gestión del tiempo. Lo recomiendo.

  5. alfredus dice:

    T-Orienta,
    gracias por el enlace.

    Oscar,
    yo también “vagueo”, es decir, leo por encima la prensa, me tomo un cafecito y al igual que tu vinculo algunas veces estos temas a cumplir determinada labor: Cuando termine de contestar los mails…, cuando termine esta presentación…, etc.
    Las preguntas son vitales si queremos ir más lejos o hacer que las personas se desarrollen profesionalmente…, algún día hablaremos otra vez de coaching y las preguntas.
    Por último, no nos mortifiquemos, hay muchas cosas que pasan que no son responsabilidad nuestra y otras muchas (más de las que pensamos, es cierto) que si lo son y tendemos a pensar que es culpa de los demás, quizás aquí debieramos volver a las preguntas.

    Senior,
    estoy de acuerdo en lo esencial contigo. Creo firmemente en la flexibilidad y , de una manera simple para no liarme, pienso que a mi se me paga por “hacer” no por “estar”, con lo cual puedo gestionar de una manera distinta mi tiempo (y no hablo aun de las famosas políticas de conciliación). Si la empresa entiende que por tomarme dos cafes a lo largo de la mañana no estoy comprometido algo falla.
    En cuanto a la empresa, quizas es sólo un detalle, pero lo que debe hacer es conocer las expectativas de las personas e intentar que se cumplan, si es posible, por que no se puede motivar a nadie. Un líder debe crear emociones aplicando movimiento a los sentimientos de las personas, cuando hay emoción nos ponemos en marcha, nos motivamos.
    Perdona por la deriva pero me calenté y ya no pude para con esto de la motivación.

    Xavier,
    me alegro mucho de volverte a leer en el blog.
    Me ha gustado tu comparación.
    La verdad es que el tiempo es algo tremendamente democrático: Todos tenemos el mismo tiempo (24 horas al día)y es responsabilidad de cada uno saber sacarle partido porque la verdad (perdón: MI verdad, que estoy en un curso de PNL y algo se me va quedando) es que el tiempo no se puede gestionar, lo que tenemos que hacer es gestionarnos nosotros.
    No se dónde lei una vez:“Nada es más fácil que estar ocupado y nada más difícil que ser efectivo”
    Por cierto me haré con el libro que recomiendas, por ahora hice la reseña en EL OTRO.

  6. El punto número 9 es importante! :)
    Aprender decir ¡¡¡¡NOOOOOOOOO!!!!!! Todos debemos practicarlo de vez en cuando.

    Un saludo!

  7. alfredus dice:

    HabitosVitales,
    como el anuncio de la tarjeta de crédito: “Saber decir NO, no tiene precio”.

    ¿Por qué será que nos cuesta tanto decir NO?.

    Gracias por visitarnos y participar.
    Tu blog es interesante.

    Un saludo.
    A.L.

  8. Gracias por tu comentario en el post de mi blog. Tienes mucha razón en lo que comentas, de hehcho ya te indico que lo realmente es saber en todo momento con el perfil de grupo humano que cuentas.

    En cuanto al post tuyo, me ha encantado. Está intrínseco en el ser humano el “vaguear” como descanso “inetrlaboral”, Creo que estaríamos hablando de “un imposible” si alguien confiesa mantener el mismo ritmo de cadencia laboral, intensidad durante todo un largo período de tiempo.

    De hecho yo creo que existen momentos en la jornada laboral de cualquiera, que el mero hecho de saber que pronto vas a acometer una pausa, hace que tu motivación o intensidad aumente.

    La pérdida de tiempo es necesaria, mayor o menor, pero dentro de esa pérdida, aunque parezca incongruente, debe de ser productiva (desconexión, descanso físico, relñajación de tensiones,….) y efectiva.

    Ya veo que también te gusta mucho la PNL.Desde mi punto de vista es una de las actuaciones mas importantes en el mercado laboral según esta actualmente.

    Un saludo

  9. Hola,

    ¿Puedes comentar algo sobre tu curso de PNL? Siempre he tenido ganas de leer algún libro sobre el tema pero no estaba seguro de si iba a ser una pérdida de tiempo.

    Si puedes comentar tu experiencia o escribir un post sobre el tema te lo agradeceré.

    Un saludo!

    P.d.: Te invito a ti y a todos tus lectores a participar en mi primer meme:

    http://guiadegerencia.com/meme-%c2%bfque-revistas-sueles-leer/

  10. ekaizen dice:

    Me ha gustado mucho la parte en la que decís que si cuando a uno le interrumpen empieza a echar humo ¿dónde se queda la parte del directivo-entrenador?.

    En lo que no estoy de acuerdo es en que una pausa es una pérdida de tiempo. Hay veces que por ejemplo, con un café se consiguen más cosas que con reuniones y llamadas. Os dejo una pequeña reflexión que hice en mi blog hace tiempo.
    Saludos
    http://pensandoenkaizen.blogspot.com/2007/10/management-de-caf.html

  11. alfredus dice:

    José L.,
    descanso interlaboral, perdida de tiempo productiva,… me gusta.
    Estoy de acuerdo con lo que comentas. Alguna vez en la oficina ya me he ido con un cafecito a alguna sala vacia a “no hacer nada”, ¡que diez minutos más provechosos!.

    Pedro,
    bienvenido.
    Gracias por la visita y por participar.
    Estoy dale que te pega a un post sobre PNL y espero pegarlo antes de que termine el mes de marzo.
    En cuanto al meme, el martes 25 de marzo cuelgo post en EL OTRO.

    ekaizen,
    a los directivos se les llena la boca hablando de asertividad, empatía, etc,etc y después “por sus actos los conoceras”.
    Me gusta tu reflexión y ya que estamos, permiteme adaptar una refran: “Vale más un café que mil palabras”, en cualquier caso, vale la pena tener un “Plan B” paralelo al “plan café”.

    Saludos y a disfrutar de la Semana Santa.

  12. […] Posted by alfredus under General   Pedro Robledo nos lanza por medio de un comentario en Habilidades directivas un Meme con las siguiente pregunta:¿Qué revistas sueles […]

  13. Hola Alfredo,

    Te comento lo mismo que en tu otro blog ¿Por qué no instalas un plugin para seguir los comentarios? Lo voy pidiendo en cada blog que me gusta porque cuando se crean conversaciones interesantes siempre me las pierdo.

    Un saludo!

    P.d.: Ahora que me he suscrito a tu blog (en realidad a los dos), no me perderé tu artículo sobre PNL que espero con cierta ansia, jejeje.

  14. alfredus dice:

    Pedro,
    gracias por el interes. Le pediré a mi compañero Paco que me de soporte técnico.

    Te prometo que lo pegaré antes de que termine marzo, un post didactico y serio.
    Siento la presión …jejeje!:)
    Saludos.

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